Dove stanno i dati del programma gestionale

Aggiornata il 30 ottobre 2026

TDS AI Systems dà alle palestre e alle associazioni sportive sue clienti un programma gestionale, e lo tiene acceso. Per i dati delle loro persone (soci, genitori, istruttori, collaboratori, persone interessate) la palestra è il titolare del trattamento e TDS AI Systems è il responsabile del trattamento, con un accordo sui dati firmato (art. 28 del Regolamento europeo sulla protezione dei dati, in sigla GDPR). Questa pagina dice dove stanno quei dati, sotto quale legge e con quali protezioni.

Dove stanno

Il server sta in Italia: presso Aruba S.p.A., nel data center di Arezzo, con tutti i dati del programma. Se il server si guasta, si riparte su una macchina nuova presso Aruba o, se lì non si può, presso OVH a Milano, sempre in Italia.
Le copie stanno in Italia: presso OVH Srl, nella regione di Milano, con tre zone a circa 30 km l'una dall'altra. La replica fuori dall'Italia è spenta. Ci sono una copia continua (si torna a qualunque momento delle ultime 24 ore), cifrata con le chiavi di OVH, una copia di ogni notte, cifrata con una chiave che OVH non ha, e una copia dei file del server. Le copie restano bloccate in sola lettura per 14 giorni.
Le copie di sicurezza stanno solo presso OVH: TDS AI Systems non tiene copie di sicurezza sui suoi computer. Il primo di ogni mese il programma prepara anche una copia completa per la palestra, che resta sul server per 3 mesi. Il codice del programma sta su GitHub, senza dati.

Chi vede passare i dati, e con quali garanzie

Il lavoro a distanza di Aruba. Aruba può lavorare a distanza sui suoi sistemi, per sicurezza e manutenzione. Ha confermato per iscritto che non sono previsti trasferimenti di dati personali fuori dall'Unione europea e che i suoi fornitori per questi servizi lavorano in Italia.
Cloudflare, Inc., Stati Uniti. Per entrare nel programma si passa da Cloudflare, che fa entrare solo le persone autorizzate dalla palestra. Il traffico viaggia cifrato, ma Cloudflare lo decifra mentre passa: vede le pagine, compresi recapiti, date di nascita, codici fiscali e certificati medici. È impostata per non tenerne copia. Di chi usa il programma registra e-mail, indirizzo di rete e orari, e tiene gli ingressi per 24 ore. Garanzie: Cloudflare risulta certificata nel Data Privacy Framework UE-USA (decisione di adeguatezza della Commissione europea (UE) 2023/1795; elenco ufficiale riletto il 30 ottobre 2026); se la certificazione decade, valgono le clausole contrattuali standard della Commissione (decisione (UE) 2021/914).
I fornitori di Cloudflare. Cloudflare si serve anche di fornitori e di società del suo gruppo in altri paesi fuori dall'Unione europea: per l'ingresso, per esempio, Australia e India. Per loro valgono le clausole contrattuali standard della Commissione (decisione (UE) 2021/914).
Il lavoro a distanza di OVH. Se OVH o i suoi fornitori lavorano a distanza sulle copie, per sicurezza o manutenzione, da un paese fuori dall'Unione europea senza decisione di adeguatezza, valgono le clausole contrattuali standard della Commissione (decisione (UE) 2021/914).
La posta: Google Cloud Italy S.r.l. (Google Workspace). Dalla posta di TDS AI Systems partono inviti, codici e avvisi di sicurezza per chi usa il programma; lì arrivano le richieste di assistenza, nelle quali le persone si indicano con il numero della scheda, mai con il nome. Google può tenere la posta nei suoi data center e in quelli dei suoi fornitori, anche fuori dall'Unione europea. Garanzie per i trasferimenti: verso i paesi riconosciuti adeguati non serve altra garanzia; verso gli altri, un quadro riconosciuto come adeguato o le clausole contrattuali standard della Commissione europea, che Google applica anche verso i suoi sub-responsabili (suo accordo sui dati, Appendice 3, sez. 4.1).
Il programma non manda dati a fornitori di intelligenza artificiale o di trascrizione vocale.

Sotto quale legge

I dati stanno in Italia e seguono la legge italiana e il GDPR. Cloudflare è una società degli Stati Uniti e segue anche la legge di quel paese: per questo valgono le garanzie scritte qui sopra. Lo stesso vale per Google e per i fornitori di Cloudflare, di OVH e di Google che lavorano fuori dall'Unione europea. Fra la palestra e TDS AI Systems vale la legge italiana, con il GDPR.

Con quali protezioni

Un accesso personale per ogni persona, mai condiviso. Per entrare due passaggi: il codice di Cloudflare alla propria e-mail, poi la password del programma. Fa eccezione il solo PC della segreteria che il titolare registra nel programma: lì il codice di Cloudflare lo mette chi apre il browser, e chi arriva entra con la sua password personale e, se ce l'ha, il secondo fattore; il responsabile non entra mai in questo modo, e il titolare toglie la registrazione quando vuole. Secondo fattore obbligatorio per il titolare e per il responsabile; per la segreteria lo decide il titolare.
Blocco dello schermo dopo i minuti senza attività scelti dal titolare, da 5 a 30.
I certificati medici stanno cifrati, con una chiave a parte: li vedono solo il titolare, la segreteria e il responsabile, mai gli istruttori, e ogni apertura resta scritta.
Un registro di chi fa che cosa, senza i nomi dei soci, recapiti o dati sulla salute.
Il programma non ha porte aperte verso Internet; aggiornamenti di sicurezza automatici ogni notte; avvisi se il programma non risponde, se una copia non parte o se la prova di ripristino non riesce.
Una prova di ripristino delle copie ogni settimana e una prova completa ogni anno.
Nessuna intelligenza artificiale nel programma; il programma si costruisce e si prova con dati finti. Gli strumenti di intelligenza artificiale con cui TDS AI Systems scrive il programma non entrano nel programma né nel server e non devono ricevere dati veri: per questo, nella posta, le persone si indicano solo con il numero della scheda.
Per TDS AI Systems i dati li vede una sola persona, tenuta alla riservatezza, e solo per la ricopiatura, l'assistenza, la manutenzione, il ripristino e le richieste della palestra. Ogni suo accesso e ogni sua modifica restano nel registro, e il titolare li vede. Restano nel registro anche le pagine con nomi di soci che apre (fino al 30 novembre 2026 non ancora quella con l'elenco delle sue modifiche e l'anteprima di un'importazione).
In un'emergenza: se il servizio si fermasse per più di 30 giorni senza avviso, una persona di fiducia prevista dall'accordo sui dati, tenuta alla riservatezza, consegna alla palestra l'ultima copia dei dati e fa cancellare le copie di sicurezza presso OVH. Per questo avrà le chiavi d'emergenza, con istruzioni scritte, entro il 15 novembre 2026, e le aprirà solo in quel caso. Fino al 30 novembre 2026 non può far cancellare i dati dal server presso Aruba.
Se succede qualcosa ai dati, TDS AI Systems avvisa la palestra entro 48 ore.

I fornitori e i loro accordi

Ogni fornitore ha il suo accordo sui dati. L'elenco completo, con gli accordi, le garanzie e gli elenchi dei fornitori dei fornitori, è nell'Allegato A dell'accordo sui dati, che ogni palestra cliente ha. TDS AI Systems avvisa la palestra per iscritto 30 giorni prima di ogni fornitore nuovo o cambiato.

Per le persone

Chi vuole vedere, correggere o cancellare i propri dati, o opporsi al loro uso, si rivolge alla sua palestra, che è il titolare del trattamento. Se scrive a TDS AI Systems, TDS AI Systems gira la richiesta alla palestra entro 2 giorni lavorativi e lo dice a chi ha scritto.

Quando cambia qualcosa di quello che è scritto qui, TDS AI Systems aggiorna questa pagina e la data in alto.